Política de Privacidad y de Tratamiento de Datos Personales

Aplicación Orienta — Estudiantes

VERSIÓN 1.0 — JULIO DE 2026

Esta política se presenta al estudiante dentro de la aplicación y se publica en www.orienta.app. Complementa el Consentimiento informado, que contiene las autorizaciones específicas del acompañamiento.

1. Presentación y alcance

AF Organitzation S.A.S., NIT 901.990.354-7 (en adelante, “Orienta”), con domicilio en Bogotá D.C., Colombia, desarrolla y opera la plataforma Orienta, cuyo componente principal es Leo, un mentor conversacional basado en inteligencia artificial (IA) para el acompañamiento estudiantil y la permanencia. Esta política describe qué datos personales se tratan a través de la aplicación y los servicios web asociados, con qué finalidades, cómo se protegen y cuáles son sus derechos como titular.

Orienta no vende datos personales ni los utiliza para publicidad de terceros.

2. Marco normativo

El tratamiento de datos personales se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que los modifiquen o complementen, y toma como referencia los principios éticos de la Resolución 8430 de 1993. La aceptación electrónica de esta política y de las autorizaciones asociadas es válida conforme a la Ley 527 de 1999 y al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013.

3. Definiciones

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable. Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como la información relacionada con la salud y el bienestar emocional. Titular: la persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento. Responsable del tratamiento: quien decide sobre las bases de datos y su tratamiento. Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular. Transmisión internacional: envío de datos a un encargado ubicado fuera de Colombia para su tratamiento por cuenta del responsable.

4. Roles de tratamiento

Orienta actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales tratados a través de la aplicación y de los servicios web asociados, incluidos los datos académicos que la institución de educación superior del estudiante (en adelante, “la Institución”) comparte con Orienta en el marco del convenio suscrito entre ambas. La autorización para el tratamiento se otorga directamente a Orienta mediante esta política y el Consentimiento informado. La Institución continúa siendo responsable de la información que administra en sus propios sistemas académicos.

5. Datos personales que se tratan

6. Datos sensibles

Sus respuestas a los instrumentos de tamizaje y la información relacionada con su bienestar emocional son datos sensibles en los términos de la Ley 1581 de 2012. Usted no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas que versen sobre datos sensibles: hacerlo es facultativo, y negarse no genera ninguna consecuencia académica, disciplinaria ni administrativa. El tratamiento de estos datos se realiza con medidas reforzadas de seguridad y bajo los niveles de acceso descritos en la sección 9.

Lo mismo aplica a las lecturas de bienestar físico provenientes de su dispositivo (sección 5): son estrictamente opcionales, se utilizan únicamente para enriquecer el acompañamiento y priorizar la lectura de su bienestar —nunca con fines publicitarios ni de mercadeo— y usted puede desconectarlas en cualquier momento desde los ajustes de su teléfono, sin ninguna consecuencia. La autorización para su tratamiento se otorga de manera independiente y en el momento en que usted decide conectar la app Salud, mediante el permiso correspondiente de su dispositivo y la confirmación dentro de la aplicación; estas lecturas no hacen parte del Consentimiento informado del acompañamiento.

7. Menores de edad

El tratamiento de datos de estudiantes menores de 18 años respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, y requiere la autorización previa del padre, madre o acudiente, que se recolecta mediante un formulario electrónico operado por Orienta, conforme a lo descrito en el Consentimiento informado. El estudiante menor de edad manifiesta además su asentimiento dentro de la aplicación. Para estudiantes menores de 16 años, el tamizaje de bienestar emocional se realiza mediante el cuestionario RQC, diligenciado por el padre, madre o acudiente.

Los datos del padre, madre o acudiente recolectados para gestionar la autorización (identificación, contacto y registro de la autorización otorgada) se tratan únicamente con esa finalidad y bajo las salvaguardas de esta política.

8. Finalidades del tratamiento

Los datos personales se tratan para: (i) realizar el tamizaje y el acompañamiento estudiantil descritos en el Consentimiento informado; (ii) generar alertas tempranas e indicadores de permanencia para la Institución, únicamente en los niveles de acceso de la sección 9; (iii) activar la ruta de derivación hacia el área de Bienestar cuando los resultados lo ameritan; (iv) enviar comunicaciones operativas del servicio, incluidas notificaciones dentro de la aplicación y notificaciones push; (v) brindar soporte, garantizar la seguridad de la plataforma y prevenir usos indebidos; (vi) mejorar el servicio a partir de información agregada y anonimizada; y (vii) cumplir obligaciones legales y contractuales.

9. Niveles de acceso y confidencialidad

La plataforma está diseñada con tres niveles de acceso a la información, de manera que cada actor conoce únicamente lo que necesita:

a) Usted (estudiante): recibe retroalimentación cualitativa y orientación personalizada. No se entregan puntajes numéricos brutos de los instrumentos, conforme a las buenas prácticas de tamizaje.

b) La Institución (áreas académicas y de permanencia): conoce únicamente un indicador individual de riesgo de deserción (porcentaje) y estadísticas agregadas y anónimas por cohorte. No accede a sus respuestas a los instrumentos ni al contenido de sus conversaciones con Leo.

c) Bienestar (equipo psicosocial de la Institución): accede al detalle de su caso únicamente cuando se activa una derivación, caso por caso, con el propósito exclusivo de brindarle atención.

Existe una excepción a la confidencialidad: si sus respuestas o conversaciones indican una situación de riesgo para su vida o su integridad, o la de terceros, se activará de manera prioritaria la ruta de atención de la Institución y el equipo de Bienestar será notificado con la información necesaria para contactarlo y brindarle apoyo oportuno. Esta excepción se aplica de manera restrictiva y con el único propósito de proteger su bienestar.

10. Encargados, proveedores y transmisión internacional

Para operar la plataforma, Orienta se apoya en proveedores de infraestructura y servicios de computación en la nube, incluidos servicios de almacenamiento, procesamiento y modelos de inteligencia artificial, ubicados principalmente en Estados Unidos. Estos proveedores actúan bajo obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad y tratan los datos únicamente para prestar sus servicios a Orienta. Conforme a los términos contractuales aplicables a los servicios pagados que Orienta utiliza, estos proveedores no emplean el contenido enviado ni las respuestas generadas para entrenar o mejorar sus modelos de inteligencia artificial.

En consecuencia, los datos se almacenan y procesan en servidores seguros ubicados en Estados Unidos, con salvaguardas técnicas y contractuales. La autorización para esta transmisión internacional se recaba de manera expresa en el Consentimiento informado.

11. Seguridad de la información

Orienta adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales, entre ellas: cifrado de la información en tránsito y en reposo en la infraestructura de nube utilizada, controles de acceso conforme a los niveles descritos en la sección 9, registros de acceso y principios de minimización de datos. Ninguna medida de seguridad es infalible; en caso de un incidente que afecte sus datos, Orienta actuará conforme a la ley y a los procedimientos aplicables.

12. Conservación y supresión

Los datos se conservan durante la vigencia del acompañamiento y por el término exigido por la ley o por el convenio institucional; cumplido este, se eliminan o anonimizan de forma segura. La información agregada y anonimizada, que no permite identificarlo, puede conservarse con fines estadísticos y de mejora del servicio.

13. Derechos de los titulares

Como titular de los datos, usted tiene derecho a: (i) conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; (ii) solicitar prueba de la autorización otorgada; (iii) ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos; (iv) revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida; y (v) presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al régimen de protección de datos. El ejercicio de estos derechos no tiene costo.

14. Procedimiento de consultas y reclamos

Usted puede presentar consultas y reclamos a través de contacto@orienta.app, indicando su nombre, su identificación, la descripción de la solicitud y un canal de respuesta. Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles más cuando no fuere posible atenderlas dentro de dicho término, informándole los motivos de la demora. Los reclamos se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles más en las mismas condiciones. Cuando la solicitud recaiga sobre información que reposa en los sistemas académicos de la Institución (por ejemplo, su historial de matrícula), Orienta le indicará el canal institucional correspondiente.

15. Eliminación de cuenta

Usted puede eliminar su cuenta en cualquier momento directamente desde la aplicación [Perfil › Privacidad y consentimiento] o solicitándolo a contacto@orienta.app. Tras la eliminación, sus datos se suprimen o anonimizan conforme a la sección 12, salvo aquellos que deban conservarse por un deber legal o contractual, caso en el cual se bloquean para cualquier otro uso.

16. Autorización y aviso de privacidad

La autorización para el tratamiento de sus datos se recaba por medios electrónicos en dos momentos: (i) al registrarse, cuando usted acepta los Términos y Condiciones y esta política; y (ii) antes de iniciar el acompañamiento, cuando usted marca las casillas de autorización del Consentimiento informado, que incluyen el tratamiento de datos sensibles, la ruta de derivación y la transmisión internacional. La aplicación conserva el registro de las versiones aceptadas, con fecha y hora, y usted puede consultarlas en cualquier momento desde la aplicación.

17. Cambios a esta política

Orienta puede modificar esta política para reflejar cambios normativos, tecnológicos o del servicio. Si el documento cambia, la aplicación se lo informará y, cuando el cambio sea sustancial, le solicitará aceptar la nueva versión antes de continuar. La versión vigente estará siempre disponible en la aplicación y en www.orienta.app.

18. Vigencia

Esta política rige a partir de su fecha de entrada en vigor y durante el tiempo en que Orienta realice tratamiento de datos personales. Las bases de datos se conservan conforme a la sección 12.

Documento elaborado por AF Organitzation S.A.S. · Bogotá D.C., Colombia · contacto@orienta.app · www.orienta.app