Consentimiento informado

Uso de la plataforma Orienta — Tamizaje socioemocional y acompañamiento para la permanencia estudiantil

VERSIÓN 1.0 — JULIO DE 2026

Este texto se presenta al estudiante dentro de la aplicación —al estilo de términos y condiciones— y su aceptación queda registrada electrónicamente. Este consentimiento se otorga directamente a Orienta y es un documento único para los estudiantes de todas las instituciones con convenio vigente.

1. Presentación

AF Organitzation S.A.S., NIT 901.990.354-7 (en adelante, “Orienta”), pone la plataforma Orienta a disposición de los estudiantes de instituciones de educación superior que han suscrito un convenio con Orienta (en adelante, su “Institución”), como parte de las estrategias de permanencia y bienestar estudiantil. Antes de decidir si participa, lea con atención este documento: aquí se explica qué hace la plataforma, qué información se recolecta, cómo se protege y cuáles son sus derechos. Puede formular todas las preguntas que considere necesarias a través de los canales indicados en la sección 7.

2. ¿Qué es Orienta y qué hace Leo?

Orienta es una plataforma de acompañamiento estudiantil cuyo componente principal es Leo, un mentor conversacional basado en inteligencia artificial (IA), disponible a través de la aplicación oficial de Orienta. Al usar la plataforma, usted estará informado en todo momento de que conversa con un sistema de IA y no con una persona.

Leo realiza tamizaje: una detección temprana de factores socioemocionales, vocacionales y de personalidad asociados al riesgo de deserción, y ofrece acompañamiento con base en esa evaluación. El tamizaje no constituye un diagnóstico clínico ni reemplaza la atención psicológica, psiquiátrica o médica profesional. Cuando los resultados lo ameritan, la plataforma activa una ruta de derivación hacia el área de Bienestar de la Institución, descrita en la sección 6.

3. Instrumentos de tamizaje que se aplican

Con su autorización, y de manera conversacional dentro de la aplicación, se aplican los siguientes instrumentos estandarizados, de amplio uso en contextos educativos y de salud pública, siempre en su versión oficial:

El O*NET Interest Profiler es un instrumento desarrollado por el Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (USDOL/ETA); la atribución correspondiente se muestra de manera visible en la aplicación.

4. Información que se recolecta

Para prestar el servicio, la plataforma trata: (i) datos de identificación y contacto (nombre, documento de identidad, correo institucional, programa académico y semestre); (ii) datos académicos que su Institución comparte con Orienta en el marco del convenio suscrito, por ejemplo, promedio, créditos aprobados e historial de matrícula; (iii) sus respuestas a los instrumentos de tamizaje, sus registros periódicos de ánimo (check-ins) y el contenido de sus conversaciones con Leo, por texto y por voz —incluidas las transcripciones de las sesiones de voz—, así como los archivos e imágenes que usted comparte en la aplicación; y (iv) datos de uso de la aplicación.

Sus respuestas a los instrumentos de tamizaje y la información relacionada con su bienestar emocional son datos sensibles en los términos de la Ley 1581 de 2012. Usted no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas que versen sobre datos sensibles: hacerlo es facultativo.

5. Niveles de confidencialidad

La plataforma está diseñada con tres niveles de acceso a la información, de manera que cada actor conoce únicamente lo que necesita:

a) Usted (estudiante): recibe retroalimentación cualitativa y orientación personalizada. No se entregan puntajes numéricos brutos de los instrumentos, conforme a las buenas prácticas de tamizaje.

b) La Institución (áreas académicas y de permanencia): conoce únicamente un indicador individual de riesgo de deserción (porcentaje) y estadísticas agregadas y anónimas por cohorte. No accede a sus respuestas a los instrumentos ni al contenido de sus conversaciones con Leo.

c) Bienestar (equipo psicosocial de la Institución): accede al detalle de su caso únicamente cuando se activa una derivación, caso por caso, con el propósito exclusivo de brindarle atención.

6. Ruta de derivación y límites de la confidencialidad

Cuando el tamizaje indica la conveniencia de una atención profesional, se activa una derivación al área de Bienestar de la Institución, que recibe únicamente la información pertinente del caso para contactarlo y ofrecerle acompañamiento.

Existe una excepción a la confidencialidad: si sus respuestas o conversaciones indican una situación de riesgo para su vida o su integridad, o la de terceros, se activará de manera prioritaria la ruta de atención de la Institución y el equipo de Bienestar será notificado con la información necesaria para contactarlo y brindarle apoyo oportuno. Esta excepción se aplica de manera restrictiva y con el único propósito de proteger su bienestar.

7. Tratamiento de datos personales

El tratamiento de sus datos se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas concordantes, y toma como referencia los principios éticos de la Resolución 8430 de 1993.

Roles. Orienta actúa como Responsable del Tratamiento de los datos personales tratados a través de la plataforma, incluidos los datos académicos que su Institución le comparte en el marco del convenio suscrito entre ambas. La Institución continúa siendo responsable de la información que administra en sus propios sistemas académicos.

Finalidades. (i) Realizar el tamizaje y el acompañamiento descritos en este documento; (ii) generar alertas tempranas e indicadores de permanencia para la Institución, en los niveles de acceso de la sección 5; (iii) activar la ruta de derivación de la sección 6; (iv) mejorar el servicio a partir de información agregada y anonimizada; y (v) cumplir obligaciones legales y contractuales.

Transmisión internacional. Los datos se almacenan y procesan en servidores seguros ubicados en Estados Unidos, con salvaguardas técnicas y contractuales. Con la autorización de la sección 9 usted consiente esta transmisión internacional de datos.

Conservación. Los datos se conservan durante la vigencia del acompañamiento y por el término exigido por la ley o por el convenio institucional; cumplido este, se eliminan o anonimizan de forma segura.

Derechos. Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; revocarla en cualquier momento; y presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Canales de atención. contacto@orienta.app. Política de tratamiento de datos: la Política de Privacidad de Orienta, disponible dentro de la aplicación y en www.orienta.app.

8. Voluntariedad y revocatoria

Su participación es libre y voluntaria. Decidir no participar, no responder alguna pregunta o instrumento, o revocar esta autorización en cualquier momento no genera ninguna consecuencia académica, disciplinaria ni administrativa, ni afecta los servicios que la Institución le presta. Para retirarse basta con hacerlo desde la propia aplicación o manifestarlo por cualquiera de los canales de la sección 7.

9. Autorizaciones

Durante el registro en la aplicación deberá marcar cada casilla de manera individual. Como estudiante, de manera libre, expresa e informada:

• ☐ a) Autorizo la aplicación de los instrumentos de tamizaje descritos en la sección 3.
• ☐ b) Autorizo el tratamiento de mis datos personales, incluidos los datos sensibles relacionados con mi bienestar emocional, para las finalidades de la sección 7. Entiendo que responder preguntas sobre datos sensibles es facultativo.
• ☐ c) Autorizo la activación de la ruta de derivación al área de Bienestar en los términos de las secciones 5 y 6, incluida la notificación prioritaria en situaciones de riesgo.
• ☐ d) Autorizo la transmisión internacional de mis datos en los términos de la sección 7.

10. Declaración y aceptación electrónica

Al marcar las casillas de la sección 9 y pulsar el botón de aceptación en la aplicación, usted declara que leyó y comprendió este documento, que tuvo la oportunidad de formular preguntas a través de los canales de la sección 7 y que estas fueron resueltas satisfactoriamente. Entiende que Leo es un sistema de inteligencia artificial, que el tamizaje no constituye un diagnóstico clínico y que puede revocar esta autorización en cualquier momento.

Su aceptación constituye una manifestación de voluntad por medios electrónicos, válida conforme a la Ley 527 de 1999 y al artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, y queda registrada de forma que permite su posterior consulta. La aplicación conserva el siguiente registro:

Registro de aceptación (generado automáticamente por la aplicación):

• Identificación de la cuenta del estudiante
• Versión del documento aceptada
• Fecha y hora de la aceptación
• Casillas de autorización marcadas (a–d)

Usted podrá consultar la versión vigente de este documento en cualquier momento desde la aplicación [p. ej., Perfil › Privacidad y consentimiento]. Si el documento cambia, la aplicación le informará y le solicitará aceptar la nueva versión antes de continuar.

11. Anexo — Estudiantes menores de 18 años

El registro de estudiantes menores de 18 años requiere la autorización previa del padre, madre o acudiente, que se recolecta mediante un formulario electrónico operado por Orienta, cuyo enlace se hace llegar al acudiente a través de su Institución. La aplicación habilita la cuenta del estudiante una vez registrada esta autorización. Adicionalmente, el estudiante menor de edad manifiesta su asentimiento dentro de la aplicación mediante el mismo mecanismo de aceptación electrónica de la sección 10.

Para estudiantes menores de 16 años, el tamizaje de bienestar emocional se realiza mediante el cuestionario RQC, diligenciado por el padre, madre o acudiente.

Documento elaborado por AF Organitzation S.A.S. · Bogotá D.C., Colombia · contacto@orienta.app · www.orienta.app